Une fois n’est pas coutume nous vous proposons d’entrer dans les coulisses du groupe ASTIC Emballage en vous donnant un aperçu de notre fonctionnement administratif.
Nous avons choisi la société Elan et plus précisément leur solution numérique Zeendoc pour gérer l’ensemble de nos documents. Installé depuis 2017, cet outil nous permet de dématérialiser nos factures et de faciliter leur suivi.
Faire face à la prolifération de documents
Véritable enjeu dans l’optimisation de nos processus, nous avons contacté la société Elan pour obtenir une solution de gestion de nos documents efficace et adaptée à nos besoins. Zeendoc est une application qui permet de dématérialiser, archiver, automatiser et exploiter les factures. Paramétré et personnalisé selon nos besoins et notre organisation nos équipes ont facilement adopté ce nouvel outil. Le gain de temps qu’il procure est considérable ! Les factures provenant de fournisseurs ou à destination de clients sont scannées, enregistrées, traitées ou générées et envoyées via l’interface Zeendoc. Plusieurs collaborateurs peuvent accéder et intervenir sur le même document (saisi, validation…). L’interface permet de suivre les étapes de traitement de la facturation et de faciliter la coordination en interne.
Tous nos documents sont accessibles sur l’interface sécurisée avec un simple accès à internet. Cette mutualisation des données est idéale pour le groupe ASTIC Emballage qui est réparti sur plusieurs sites partout en France. En plus des factures, nous avons également décidé d’intégrer toutes les fiches techniques de nos produits, elles sont désormais à disposition de nos équipes commerciales.
Une solution numérique qui améliore le service client
Les factures sont accessibles en quelques secondes sur l’interface Zeendoc, cela facilite leur suivi et permet de répondre très rapidement aux demandes éventuelles de nos clients. Au-delà de l’archivage, l’application permet l’envoi par mail de factures aux clients immédiatement après avoir été validées. Cette automatisation garantit la traçabilité sans faille de chaque facture, signalant même si l’adresse mail d’un client est erronée.
Cette transition vers le digital vient s’inscrire dans notre démarche d’amélioration de nos services. Nous avons gagné en efficacité et en réactivité.
Depuis 2017 nous avons enregistré plus de 93 000 documents sur Zeendoc, soit un peu moins de 179 000 pages ! Autant de documents qui sont désormais accessibles partout en quelques clics.
